personal information the administrative entity holds
保有個人情報（ ほゆうこじんじょうほう ）
In Chapters V and VIII, personal information that an employee of an administrative entity (行政機関等) — including, for an incorporated administrative agency or other prescribed corporation (独立行政法人等) or a local incorporated administrative agency (地方独立行政法人), an officer — has prepared or obtained in the course of their duties and that the entity holds for its employees' organizational use, limited to information recorded in administrative or similar documents (行政文書等).
行政機関等の職員（独立行政法人等及び地方独立行政法人にあっては、その役員を含む。以下この章及び第八章において同じ。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして、当該行政機関等が保有しているもの
Article 60, paragraph (1) See it in the glossary personal information file
個人情報ファイル（ こじんじょうほうふぁいる ）
In Chapters V and VIII, a collection of information containing personal information the administrative entity holds (保有個人情報), organized systematically, to achieve the purpose of a given task, so that particular such information can be searched for by computer, or otherwise organized so that it can easily be searched for by name, date of birth or other identifiers or the equivalent (記述等).
保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの
Article 60, paragraph (2) See it in the glossary anonymized personal information the administrative entity holds
行政機関等匿名加工情報（ ぎょうせいきかんとうとくめいかこうじょうほう ）
In Chapter V, anonymized personal information (匿名加工情報) made by processing all or part of the personal information the administrative entity holds (保有個人情報) that makes up a personal information file (個人情報ファイル) meeting the three conditions of Article 60, paragraph (3) — in outline, that the file is entered in the personal information file register (個人情報ファイル簿), that the documents recording it would on a request under the information disclosure laws or an information disclosure ordinance (情報公開条例) be disclosed at least in part or put to third parties for their opinion, and that it can be processed without hindering the entity's work — leaving out, in outline, any part that would be withheld as non-disclosure information (不開示情報).
次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部（これらの一部に行政機関情報公開法第五条に規定する不開示情報（同条第一号に掲げる情報を除き、同条第二号ただし書に規定する情報を含む。以下この項において同じ。）、独立行政法人等情報公開法第五条に規定する不開示情報（同条第一号に掲げる情報を除き、同条第二号ただし書に規定する情報を含む。）又は地方公共団体の情報公開条例（地方公共団体の機関又は地方独立行政法人の保有する情報の公開を請求する住民等の権利について定める地方公共団体の条例をいう。以下この章において同じ。）に規定する不開示情報（行政機関情報公開法第五条に規定する不開示情報に相当するものをいう。）が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。）を加工して得られる匿名加工情報
Article 60, paragraph (3) See it in the glossary administrative organ's head or administrative entity
行政機関の長等（ ぎょうせいきかんのちょうとう ）
In Chapters V and VI, the head of an administrative organ (行政機関) — or, for an organ that a Cabinet Order (政令) names under Article 2, paragraph (8), item (iv) or (v), the person a Cabinet Order sets for it — an organ of a local government (地方公共団体の機関) other than its assembly, an incorporated administrative agency or other prescribed corporation (独立行政法人等) other than those listed in Appended Table 2 (別表第二), or a local incorporated administrative agency (地方独立行政法人) other than those that Article 2, paragraph (11), item (iv) leaves out.
Article 63, paragraph (1) See it in the glossary personal information file register
個人情報ファイル簿（ こじんじょうほうふぁいるぼ ）
In Chapter V, the register that an administrative organ's head or administrative entity (行政機関の長等) must prepare and publish of the personal information files (個人情報ファイル) its entity holds, stating for each the matters listed in Article 74, paragraph (1), items (i) to (vii), (ix) and (x), such as the file's name and purpose of use, and other matters a Cabinet Order (政令) sets.
Article 75, paragraph (1) See it in the glossary