When disclosure is to be made for all or a part of the administrative documents related to a request for disclosure, the head of an administrative organ must make a decision for the disclosure and notify the disclosure requester in writing of that fact and the matters specified by Cabinet Order concerning the implementation of the disclosure.
If the head of an administrative organ decides not to disclose all of the administrative documents related to a request for disclosure (including when refusing a request for disclosure pursuant to the provisions of the preceding Article and when administrative documents related to a request for disclosure are not held), they must make a decision on not making a disclosure and notify the disclosure requester in writing of that fact.
行政文書の存否に関する情報
開示請求に対し、当該開示請求に係る行政文書が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、行政機関の長は、当該行政文書の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
定義第二条第二項・法令全体に適用
行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの
わかりやすく言うと
行政機関の職員が仕事で作成し、または受け取った文書、図画、電磁的記録で、職員が組織として使うものとして行政機関が持っているものです。ただし、官報や書籍など販売目的の発行物、国立公文書館等に移管や寄贈などをされた特定歴史公文書等、政令で定める施設で歴史的資料などとして特別に管理されるものは除きます。
定義第三条第一項
前条第一項第四号及び第五号の政令で定める機関にあっては、その機関ごとに政令で定める者
わかりやすく言うと
行政文書の開示請求を受ける、それぞれの行政機関の長のことです。ただし、施設等機関や特別の機関など、第二条第一項第四号と第五号で政令で定めることとされている機関については、機関ごとに政令で定める者を指します。
略称規定第四条第一項
前条の規定による開示の請求（以下「開示請求」という。）は、次に掲げる事項を記載した書面（以下「開示請求書」という。）を行政機関の長に提出してしなければならない。
わかりやすく言うと
誰でも行政機関の長に、その行政機関が持つ行政文書の開示を請求でき（第三条）、その開示の請求のことです。請求は、開示請求書という書面を行政機関の長に出して行います。
略称規定第四条第二項
行政機関の長は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者（以下「開示請求者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
わかりやすく言うと
行政文書の開示請求をした人や団体のことです。