The presiding official must prepare a record of the proceedings of the hearing, and must clarify the outline of the statements by relevant persons and intervenors on the facts that are the cause of an adverse disposition in the record.
The record stated in the preceding paragraph must be prepared for each date of the hearing when proceedings are conducted on the date of the hearing, and if the proceedings are not conducted, promptly after the hearing is concluded.
前項の調書は、聴聞の期日における審理が行われた場合には各期日ごとに、当該審理が行われなかった場合には聴聞の終結後速やかに作成しなければならない。
After the hearing is concluded, the presiding official must promptly prepare a written report stating their opinion as to whether there are any grounds for the assertion of the relevant persons or other persons concerning the facts that are to be the cause of the adverse disposition, and submit the report to the administrative agency together with the record referred to in paragraph (1).
Relevant persons and intervenors may request inspection of the records referred to in paragraph (1) and the written report referred to in the preceding paragraph.
聴聞調書及び報告書
主宰者は、聴聞の審理の経過を記載した調書を作成し、当該調書において、不利益処分の原因となる事実に対する当事者及び参加人の陳述の要旨を明らかにしておかなければならない。
聴聞調書及び報告書
主宰者は、聴聞の終結後速やかに、不利益処分の原因となる事実に対する当事者等の主張に理由があるかどうかについての意見を記載した報告書を作成し、第一項の調書とともに行政庁に提出しなければならない。
定義第二条第一項第四号・法令全体に適用
行政庁が、法令に基づき、特定の者を名あて人として、直接に、これに義務を課し、又はその権利を制限する処分をいう。ただし、次のいずれかに該当するものを除く
わかりやすく言うと
行政庁が法令に基づき、特定の人を相手方として、直接にその人に義務を負わせ、または権利を制限する処分のことです。ただし、申請を拒む処分など申請に基づいて申請者を相手方とする処分や、相手方となる人の同意の下にする処分など、この号が挙げる一定の処分は除かれます。
略称規定第十六条第一項
前条第一項の通知を受けた者（同条第四項後段の規定により当該通知が到達したものとみなされる者を含む。以下「当事者」という。）は、代理人を選任することができる。
わかりやすく言うと
聴聞を行う行政庁から、予定される不利益処分の相手方として書面で聴聞の通知を受けた人のことです。所在が分からないため公示の方法で通知され、掲示などを始めて二週間がたって通知が届いたとみなされる人も含みます（第十五条）。
略称規定第十七条第一項
第十九条の規定により聴聞を主宰する者（以下「主宰者」という。）は、必要があると認めるときは、当事者以外の者であって当該不利益処分の根拠となる法令に照らし当該不利益処分につき利害関係を有するものと認められる者（同条第二項第六号において「関係…
わかりやすく言うと
聴聞（不利益処分をしようとするときに、相手方となる人に意見を述べる機会を与える手続の一つ）を取り仕切る人のことです。行政庁が指名する職員その他政令で定める人が務めます（第十九条第一項）。
略称規定第十七条第二項
前項の規定により当該聴聞に関する手続に参加する者（以下「参加人」という。）は、代理人を選任することができる。
わかりやすく言うと
聴聞の主宰者から求められて、または許可を受けて聴聞の手続に参加する人のことです。当事者以外の人で、その不利益処分の根拠となる法令に照らして処分に利害関係があると認められる人が参加できます（第十七条第一項）。
略称規定第十八条第一項・この条及び第二十四条第三項の中だけ
当事者及び当該不利益処分がされた場合に自己の利益を害されることとなる参加人（以下この条及び第二十四条第三項において「当事者等」という。）は、聴聞の通知があった時から聴聞が終結する時までの間、行政庁に対し…
わかりやすく言うと
聴聞の当事者と、参加人のうちその不利益処分がされると自分の利益を害されることになる人をあわせた呼び方です。